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Prérequis : ne fonctionne que pour les utilisateurs de Windows7, Windows 8, Windows 10 et les utilisateurs de Word 2010 (ou +).


Première étape : installation du « Word AddIn »

  1. connectez-vous au portail, via cette adresse https://xelya.io  puis renseignez vos identifiants de connexion 
  2. cliquez sur le menu « Informatique » puis sur « Catalogue de logiciels »
  3. dans la liste des logiciels proposés, cliquez sur « Xelya Word AddIn » (pour Windows 7) ou sur « Xelya Word AddIn Win8 » (pour Windows 8)
  4. téléchargez et installez le programme

Le Word Addin n'est pas compatible Mac. 

A l'issue de l'installation, un nouvel onglet fait son apparition dans le bandeau de Word :

doc word.png


Deuxième étape : création d'un nouveau modèle de document

  1. ouvrez un document dans Word (cela peut-être un nouveau document vierge ou un document existant mais qui n'est pas encore enregistré comme modèle de document dans Ximi)
  2. cliquez sur l'onglet « ColibriWithUs » puis sur le bouton « Activer »
  3. Word vous demande des identifiants : renseignez les mêmes que vous utilisez pour vous connecter au portail https://xelya.io​

A partir de là, le module est actif et la barre de menu se présente de la façon suivante :

word 2.png

Commencez par sélectionner un « Objet » (1). Le choix de l'objet est primordial, il détermine :

  • à quel endroit dans Ximi le document sera disponible pour impression
  • quelle sera la liste des champs de fusions disponibles pour l'édition du modèle

Exemple : si je choisis comme cible le « Contrat », le document dont je suis en train de faire le modèle sera imprimable depuis la fiche d'un contrat. D'autre part, seuls les champs de fusions du contrat seront disponibles (et ceux de certains objets qui lui seraient liés, comme les intervenants par exemple).

Laissez de côté le choix d'un « Destinataire » (2), cette option n'est pas utile dans le cas de création de modèle d'impression.

Dans le menu « Contexte » (3), vous pouvez sélectionner un contexte en rapport avec « l'Objet » (1) sélectionné. Si vous le faites, vous aurez accès aux champs de fusion du contexte sélectionné.

Une fois un « Objet » (1) sélectionné :

  •  le menu « Champ de fusion » (4) vous ouvre la liste des champs de fusion de cet objet (et du contexte le cas échéant)
  • le menu « Tableau » (5) vous ouvre la liste d'éventuels tableaux d'éléments en lien avec l'objet sélectionné
  • le menu « Champs divers » (6) vous permet d'ajouter des champs tels que la date, l'heure, etc…
  • le menu « Images » (7) vous permet d'ajouter des images en provenance de la base « Image de documents » dans Ximi (cette base est accessible dans les « Paramètres » de Ximi, rubrique « Images de documents »

A vous maintenant de créer le corps de votre document (ou de modifier le corps du document existant) en y rajoutant les champs de fusion souhaitées.
Une fois le document prêt, il ne vous reste plus qu'à l'enregistrer :

  1. cliquez sur le bouton « Enregistrer » de Word
  2. sélectionnez un « Dossier récent » ou cliquez sur « Parcourir » pour l'enregistrement en local

Avant de vous proposer l'enregistrement du document en local, la fenêtre suivante s'ouvre :

boite dialogue enregistrement doc word.png

C'est à cette étape que vous allez enregistrer le modèle de document dans votre application afin de le rendre utilisable depuis Ximi. Pour cela, il vous suffit de renseigner un « Nom » de fichier et de cliquer sur « Ok ». Word confirme alors l'enregistrement du modèle dans Ximi :

boite dialogue 2.png

Une fois cette étape validée, Word reviendra à la possibilité d'enregistrer le modèle en local (non obligatoire).


Troisième étape : consulter et utiliser les modèles de documents

Pour retrouver l'ensemble des modèles de documents présents dans Ximi, rendez-vous dans « Paramètres », rubrique « Documents Word ». Vous retrouverez la liste de tous les modèles que vous avez créés de cette façon :

Modèles de documents Word.png

Pour imprimer un document (restons dans l'exemple du contrat de travail qui aurait pour objet cible le « Contrat ») :

  1. rendez-vous sur le contrat concerné
  2. dans le menu « Word », cliquez sur le document à imprimer

modèle test.png


Quatrième étape : modifier un modèle de document existant

Pour modifier un modèle existant :

  1. rendez-vous dans « Paramètres », rubrique « Documents Word »
  2. dans la liste des documents, cliquez sur celui à modifier
  3. une fois sur la fiche du document, cliquez sur le lien dans le champ « Document »
Modèle de document word 2.png

Ximi vous télécharge alors le modèle :

  1. ouvrez-le dans Word (normalement, Word active automatiquement le module « ColibriWithUs »)
  2. apportez-y les modifications souhaitées
  3. cliquez sur « Enregistrer »
  4. sélectionnez un « Dossier récent » ou cliquez sur « Parcourir » pour l'enregistrement en local

Avant de vous proposer l'enregistrement du document en local, la fenêtre suivante s'ouvre :

boite de dialogue 3.png

Ici, vous avez la possibilité de :

  • mettre à jour dans l'application le modèle existant en cochant la case « Mise à jour » et en validant
  • créer un nouveau document dans l'application en cochant la case « Nouveau document », en lui donnant un « Nom » différent et en validant

Votre modèle de document est mis à jour !​