1. Définition des bounces
Si un mail envoyé n'a pas pu être délivré dans la boite mail d'un destinataire ou plusieurs destinataires en copie du mail, le serveur du mail de chaque destinataire nous renvoie un email automatique, appelé « bounce » ou email en retour.
Le bounce ou email en retour se produit lorsqu'un utilisateur expéditeur envoie un email à un ou plusieurs utilisateurs destinataires et que l'envoi de cet email échoue.
Le serveur du mail de destination rejette le mail envoyé et renvoie en retour un email automatique expliquant le détail de l'échec.
L'envoi d'un email peut échouer pour plusieurs raisons.
Les bounces (emails en retour) peuvent être classifiés en deux grandes catégories :
- Hard bounce (retour permanent) : il s'agit d'un bounce permanent indiquant par exemple que le mail n'a pas pu être délivré au destinataire car son adresse mail n'existe pas ou que le nom de domaine de l'adresse mail n'existe pas, …
Ex : vous renseignez comme adresse mail dhgskjdh.sdg564fs.54dsf@gmail.com, adresse qui n'existe pas.
Ou juliette.marchand@gmmmail.com, le nom de domaine gmmmail.com n'existe pas
- Soft bounce (retour temporaire): il s'agit d'un bounce temporaire indiquant par exemple que le mail n'a pas pu être délivré au destinataire car sa boite mails est pleine ou temporairement indisponible, aucune réponse du serveur du destinataire, …
2. La gestion des bounces
On vérifie toutes les adresses mails de destinataires contenues dans les champs relatifs aux destinataires dans le formulaire de création d'un mail, à savoir les adresses mails renseignées dans les champs « A », « CC « et « BCC »
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Les mails qui ont été envoyés une première fois et qui ont généré des hard bounces ne sont plus envoyés et restent bloqués au niveau de l'application Ximi.
Cette gestion des mails générant des bounces a été mise en place pour éviter que les adresses mail renseignées dans ces mails ne finissent pas par être blacklistées par le serveur de messagerie des destinataires.
Les bounces sont donc récupérés, classifiés, analysés et intégrés aux applications Ximi.
3. Votre suivi des bounces
3.1 Une nouvelle vue pour le suivi de l'envoi des mails
Pour consulter le détail de l'échec de l'envoi d'un email, vous disposez d'une nouvelle vue de suivi de vos emails qui s'appelle « Emails en retour »
Vous pouvez accéder à cette vue via le menu Correspondance > Emails > dans Vue, sélectionner la vue « Emails en retour » (bounces)
Cette vue comporte les colonnes suivantes :
- Objet : objet du mail qui a été envoyé
- Email type : le nom de l'email type utilisé pour l'envoi d'email
- De : il s'agit de l'adresse mail de l'expéditeur de l'email envoyé
- Destinataire : le nom et prénom du destinataire à qui l'on a envoyé le mail
- A : l'adresse mail du destinataire à qui l'email est envoyé
- Statut adresse destinataire : il s'agit de l'adresse mail du destinataire qui peut avoir le statut « OK », « Inconnue » ou « Blacklistée »
- Inconnue (Sélectionné si l'application n'a pas encore pu analyser l'adresse mail)
- Ok (Sélectionné si l'adresse de destination n'a jamais provoqué un bounce hard)
- Blacklisté au niveau de l'application Ximi (Sélectionné si l'adresse de destination a provoqué un bounce hard)
- Date d'envoi : il s'agit de la date à laquelle l'email initial a été envoyé
- Statut mail envoyé : le mail envoyé peut avoir le statut « Succès », « Brouillon » ou « Echec »
- Statut retour : il s'agit du statut du bounce (email en retour) qui peut avoir le statut « Retour temporaire » ou « Retour permanent »
- Catégorie du retour : il s'agit d'expliquer la raison de l'échec de l'envoi et pour quelle raison il y a un email en retour
3.2. Le contenu des bounces (emails en retour)
Ainsi, dans chaque email envoyé et pour lequel il existe un email en retour, donc en statut « Echec », on peut consulter le détail de l'échec de l'envoi via l'onglet « Retours » de l'email.
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- Statut retour : il s'agit d'indiquer sir le retour est temporaire (soft bounce) ou permanent (hard bounce)
- Date du retour : il s'agit de la date à laquelle l'email de retour est envoyé (reçu dans Ximi)
- Destinataire du retour : adresse mail du destinataire concerné par l'email de retour
- Catégorie du retour : par exemple, « Adresse mail invalide », « Domaine invalide », « Aucune réponse du serveur du destinataire », « Boite mail saturée », « Adresse mail inactive », …
Quand un Bounce est intégré dans une application, il se passe plusieurs choses :
- Si le Bounce est de catégorie Hard Bounce : l'adresse email est passée en statut Blacklistée et tout nouvel envoi vers cette adresse depuis l'application provoquera une erreur.
En effet, si un email a été envoyé une première fois, qu'il a généré un hard bounce (retour permanent), l'envoi suivant est bloqué dans l'application Ximi si rien n'a été modifié sur l'élément qui génère le bounce, ici, l'élément étant l'adresse mail inexistante.
Par exemple, si l'email envoyé une première fois a échoué à cause de l'adresse mail du destinataire inexistante et que vous essayez de renvoyer un email à cette même adresse mail inexistante alors l'email sera bloqué dans l'application Ximi et génèrera une erreur.
- Si l'email est envoyé via une liste de communication, des compteurs ayant attrait aux Bounces sont mis à jour.
Il peut arriver qu'une adresse email soit considérée comme étant blacklistée à tort et dans ce cas nous avons la possibilité de « débloquer » l'adresse email pour les futurs envois si on considère que ce n'est pas légitime. Il vous suffit d'envoyer une demande par mail au Service Relation Client.
