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​Le lexique des principaux éléments de Ximi


A  

Appariement (ou Recherche d'intervenants) 

Permet de connaître, à un instant T, la liste des intervenants disponibles, compétents et proches géographiquement pour répondre aux besoins d'un client.

 

Application 

C'est la version du logiciel Ximi que vous utilisez, composée des fonctionnalités et des options auxquelles vous avez souscrites. De nombreux paramètres sont à configurer au niveau de l'application : facturation, devis, impression, planning.

 

 

B   

BYOD

Le mode BYOD consiste à installer et utiliser l'application Ximi mobile sur les Smartphones personnels de vos intervenants ou sur ceux déjà mis à disposition par votre Structure. L'application nécessite que les Smartphones utilisés soient équipés d'une connexion de données mobile. L'utilisation de Ximi Mobile nécessite également que l'Extranet Ximi soit activer pour les intervenants.

Le mode BYOD impose l'utilisation de badges de type QR Code car la plupart des Smartphones ne sont pas équipés de lecteurs NFC mais possèdent tous un appareil photo.

 

C   

Contact / Contact de correspondance 

Les contacts sont utilisés pour la correspondance (e-mail, téléphone, documents et courriers). Un contact peut être synchronisé avec Outlook et avec Skype. Le contact de correspondance d'un client (fiche Client, onglet Général) permet de différencier le bénéficiaire du service et la personne qui gère les factures ou les plannings.

 

Cycle d'interventions 

Un cycle d'interventions permet de définir une série d'interventions qui se renouvellent à une certaine fréquence (Ex. : tous les lundis et les jeudis de 14h à 16h).

Un cycle d'interventions est dit « A pouvoir » si aucun intervenant n'y est affecté ; « Planifié » si un intervenant y est affecté ; « Arrêté » s'il ne doit plus générer d'intervention.

 

D  

Document type 

C'est un assemblage de zones et de champs de fusion permettant de créer des documents personnalisés. Lorsque vous cliquez sur un bouton « Imprimer », « Envoyer e-mails », « Courrier » ou « SMS », l'élément que vous sélectionnez dans la liste est un document type. De nombreux documents type sont fournis avec Ximi mais vous avez la possibilité de faire vos propres créations.

 

Document type Word

Document Word permettant de faire un publipostage avec les champs de Ximi qui nécessité l'activation du plug-in « Xelya-WordAddIn » disponible dans le catalogue de logiciel du portail.

 

E   

Eléments liés 

Dans l'application, les éléments sont reliés entre eux. Par exemple, un client peut avoir plusieurs devis ou plusieurs missions. Vous retrouverez alors la liste des devis et des missions liées à ce client dans la rubrique « éléments liés » de la fiche client.

 

Entité 

Une entité est un organisme, une structure juridique. On peut utiliser Ximi avec une seule entité (ex. : 1 SARL de SAP), ou avec 2 entités (ex. : 1 SARL SAP et 1 SARL PRO), ou avec de multiples entités. De nombreux paramètres sont à configurer au niveau de l'entité : informations légales, logo, taux de TVA,…

 

Extranet client (bénéficiaire)/intervenant 

Un extranet est un espace internet réservé à chacun de vos clients et intervenants. Ils pourront consulter leur planning, lire les actualités de votre organisme, consulter devis et factures, créer des demandes (ex. : modification planning, réclamations), etc.

 

F   

Filtres

Ils vous permettent de rechercher à l'aide de critères une liste d'objets répondant à ces critères. Il existe trois types de filtres : les filtres textuels, les filtres déroulants, les filtres de date.

 

Les formulaires imbriqués

Lorsque que vous naviguez à l'intérieur d'un objet de Ximi (Client, intervenants, mission…) vous pourrez être amené à :

  • Créer une information liée (comme l'adresse postale d'un client)
  • À consulter des informations concernant un objet lié (comme des champs de l'objet client, alors que vous êtes sur un devis).
  • Modifier des informations sur un objet lié (modifier les coordonnées d'un contact dans une fiche client).

 

G H I   

Intervention 

L'intervention est l'acte ponctuel réalisé par l'intervenant chez le client à une date et un horaire planifié. L'intervention ne doit pas être confondue avec la prestation (cf. définition ci-dessus). Une intervention est dite « A pouvoir » si aucun intervenant n'y est affecté ; « Planifiée » si un intervenant y est affecté ; « Réalisée » si elle a été effectivement réalisée ; « Annulée » si elle n'a pas eu lieu ou qu'une absence est prévue.

 

J K L M

Mission 

Un devis signé par un client est « converti » en mission. La mission est un élément central dans Ximi. Elle décrit les prestations que le client confie à votre organisme et les modalités de mise en œuvre (ex. : nature ponctuelle ou régulière, facturation directe ou prise en charge, adresse d'intervention, etc.). Une mission correspond au contrat de prestation signé par le bénéficiaire.

 

N O P  

Prestation 

La prestation est le service fourni au client (ex. : ménage fidélité ; forfait tonte pelouse ; garde d'enfant après l'école). Une prestation fait appel à un produit que vous avez créez dans votre catalogue de produits. Les interventions et les cycles d'interventions sont liés à la prestation.

 

Prise en charge 

Dans une mission, tout ou partie des prestations sont prises en charge par un organisme tiers-payeur (Conseil Général, CAF, …) suivant des modalités précises (taux horaire, % du tarif de base, plafond d'heures, etc.)

 

Produit

Grille tarifaire des différentes activités proposées par la structure 

 

Q  

QR code

Le code QR est un type de code-barres en deux dimensions constituées de modules noirs disposés dans un carré à fond blanc. L'agencement de ces points définit l'information que contient le code. Les QR Code sont utiliser pour les badges de télégestion.


RS 

Service Clients

Pour tout besoin d'assistance, je vous invite à les contacter. Pour cela vous avez à votre disposition trois méthodes : 

  • cliquez sur Support en haut à droite de votre écran (en étant positionné au préalable sur l'écran concerné par votre demande)
  • envoyez-nous un e-mail à clients@xelya.com

-   appelez-nous au 01 78 16 40 00


T   

Tâche planifiée 

Lorsque vous effectuez une action de masse (ex. : génération ou impression des factures du mois, emailing de masse), une grande quantité de données est potentiellement en jeu. Pour ne pas bloquer votre application pendant cette action, une tâche planifiée se créé et vous recevez une notification quand elle se termine. Le résultat d'une tâche planifiée est accessible par la page des Paramètres.

 

Tiers-payeur 

Un organisme tiers-payeur prend à sa charge tout ou partie d'une facture client. Exemples de tiers payeurs :

  • dans le cadre de l'APA, un Conseil Général est un tiers- payeur de type « financeur » qui prend en charge des missions de type « prise en charge » (2 factures seront générées : 1 pour le client, 1 pour le tiers-payeur)
  • une mutuelle est un tiers-payeur type « commanditaire » qui prend en charge des missions de type « sous-traitance »(1 seule facture sera générée pour le tiers-payeur)


U V

Vue

Une vue est un tableau qui est constitué d'une liste d'éléments.

Les colonnes peuvent être triées (alphabétique, alphabétique inversé) et filtrées. 

 

W X Y Z   


Xelya

Editeur de logiciels métiers et opérateur de services Cloud. Xelya est l'éditeur du logiciel Ximi – Logiciel Service à la personne.

 

Ximi Lab 

Interface participative de vote sur les évolutions fonctionnelles. Le Ximi Lab  vous permet de voter, parmi une liste existante, pour de nouvelles fonctionnalités vous intéressant et soumettre vos idées.

 

Ximi Mobile

Solution de télégestion optimisée et certifiée pour une utilisation dédiée sur un Smartphone et un abonnement professionnel fournis par Xelya. Son application peut également fonctionner sur le Smartphone Android ou iOS de vos intervenants ou sur ceux déjà acquis par votre structure sous réserve de compatibilité.

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