​​Comment utiliser le module « Formation » ?

Une fois le module activé, vous retrouvez dans l'onglet « Formation » les quatre sous menus suivants : Formations, Demandes de formation, Plan de formation, Stages, Sessions.

​Votre catalogue de formations

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Vous pouvez créer une liste toutes les formations que vous proposez à vos intervenants. Chaque formation sera rattachée à un thème.

Il faut donc comencer par créer vos thèmes dans « Paramètres » > Colonne « Listes modifiables » > « Thèmes de formation »

Par exemple :

Une fois vos thèmes enregistrés, rendez-vous dans l'onglet « Formation », cliquez le sous-menu « Formations », puis sur « Nouveau ».

Selectionnez le thème, saisir l'intitulé de la formation et son descriptif, cliquez sur « Enregistrer ».

Notez que vous pourrez ensuite désactiver les formations que vous en souhaitez plus proposer à l'aide de la case à cocher « Actif ».

Vous pouvez ainsi enregistrer les différentes formations proposées pour un même thème : 

​Les demandes de formation

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Vous pouvez enregistrer dans ce module les demandes de formation que vous recevez de la part de vos intervenantes. Pour cela rendez-vous dans le menu « Formation », cliquez le sous menu « Demandes de formations », puis sur « Nouveau » :

Renseignez l'intervenant , l'intitulé de formation concernée par la demande, la date et nombre d'heures de DIF restant éventuellement.

Cliquez sur « Enregistrer ».

Le champ « Statut », vous permettra de faire le suivi de la demande :

Le Statut « Acceptée », vous proposera de renseigner une date d'acceptation, pour cela un nouveau champ s'affiche lors de la sélection de ce statut :

​Le statut « Refusée », vous proposera de renseigner le motif du refus, , pour cela un nouveau champ s'affiche lors de la sélection de ce statut :

Les plans de formation

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Vous pouvez enregistrer dans ce module les différents plans de formation que vous allez mettre en place pour vos intervenants afin de gérer le budget associé.

Pour cela, rendez-vous dans le menu « Formation », cliquez le sous menu « Plans de formations », puis sur « Nouveau » :

Renseigner l'intitulé, l'année, le service, et le budget attribué.

Cliquez sur « Enregistrer ».

Les Stages

Dans les éléments liés du plan de formation ou via le sous-menu « Stages », vous allez pourvoir créer les stages associés à ce plan de formation.

Si vous cliquez sur «Nouveau »​ depuis les éléments liés du plan de formation, celui sera automatiquement renseigné, complétez ensuite les dates de début et fin de stage ainsi que les heures prévues.

Dans le champ « Formation », vous retrouver la liste de toutes les formations existantes :Vous pouvez utiliser la loupe pour en voir les descriptions.

Cliquez sur « Enregistrer ».

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Cliquez sur « Nouveau », pour ajouter autant de stages que nécessaire. 

Les sessions de formation

Une fois vos stages créent, vous pourrez crée les différentes sessions de formation qui les composent. 

En fonction du nombre d'heures que vous attribuerez aux sessions, les durées et coûts des stages seront calculés et viendront permettre le calcul du solde de votre budget de votre plan de formation.​ 

Pour créer une session de formation, rendez-vous dans les éléments liés du stage ou directement dans le sous-menu « Sessions ».

Donnez un intitulé à cette session.

Sélectionner la date de la session, l'heure de début et le nombre d'heures associée.

Vous pouvez y associer un organisme financeur (a créer dans la tiers payeurs).

Préciser également le nom du formateur.

Coût pédagogique (Frais liés aux actions d'accompagnement, d'évaluation et de formation.) : montant correspondant au frais pédagogique de la session.

Coûts annexes (Restauration, déplacement, hébergement), renseigner éventuellement les cout annexes qui peuvent être engendrés par cette session de formation.

Cliquez sur « Enregistrer ».

​Cliquez sur « Nouveau » autant de fois que de session à créer.

Le cout et la durée du stage sont calculés en fonction des sessions :

 Dans le plan de formation, le solde de budget est calculé en conséquence :

Les évènements « Formation » pour les intervenants

Lors de la création de vos évènements intervenants de formation, vous pouvez rattaché la session créée dans le champ « Formation ».

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Vous retrouverez donc dans les  « Eléments liés » de chaque session, la liste des intervenants l'ayant suivi.

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