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​​​​​​​​​​​​​​Accueil > Ximi > Documents types > Comme​​nt créer une ne​​wsletter ou campagne d'e-mails ?


​​Pré-requis :

  • ​​​​avoir souscrit à l'option "Gestion des documents" présente dans le "Pack Challenger"

  • ​​avoir souscrit à l'option "Emailing en masse​" présente dans le "Pack Expert"
  • ​​dans le cas d'un envoi avec suivi (paragraphe 3), avoir souscrit à l'option "Suivi emailing" présente dans le "Pack Expert"

  • ​être familiarisé avec la création/modification d'un document-type

​​

​​

​1. Etape préliminaire : la création ​d​e l'e-​​mail

​​​​​​

​​Remarque 1 : si votre document-type e-mail est déjà créé, vous pouvez vous rendre directement au paragraphe 2 de cet article.

​​

​​Avant de pouvoir procéder à l'envoi de votre newsletter ou campagne d'e-mail, vous devez créer le document-type adéquate dans Ximi.  Pour cela, rendez-vous dans "Paramètres" (1) puis dans "Documents type​"​ (2).​ Une fois sur la vue des documents-type, cliquez sur "Créer un email type" (4) dans le menu "Actions" (3).

Paramètre doc-type.png Nouvel email type.png


​​​​Dans le formulaire de configuration du document-type (ci-dessous), il vous faut renseigner les champs suivants :

Doc-type.png

  • Nom du document-type : le nom que vous souhaitez donner au document-type afin de l'identifier par la suite

  • Modèle : sélectionnez "Email simple" (pour un envoi simple), "Email avec signature" (pour un envoi avec signature automatique à la fin de l'e-mail) ou tout autre modèle que vous auriez créé

  • Objet : renseignez ici l'objet qui apparaîtra dans l'e-mail envoyé

  • De (facultatif) : renseignez une adresse d'expéditeur. Si ce champ reste vide, Ximi y renseignera l'adresse e-mail de l'utilisateur qui procède à l'envoi

  • Nom affiché (facultatif) : renseignez un nom qui s'affichera en lieu et place de l'adresse e-mail de l'expéditeur. Si ce champ reste vide, Ximi laisse apparant l'adresse e-mail de l'expéditeur

  • Répondre à (facultatif) : renseignez l'adresse à laquelle seront envoyés les éventuels e-mails de réponse. Si ce champ reste vide, les e-mails réponses seront envoyés à l'adresse de l'expéditeur

  • Objet cible : pour une newsletter ou campagne d'e-mails à destination des clients, sélectionnez "Client".
    Pour une newsletter ou campagne d'e-mails à destination des intervenants, sélectionnez "Intervenant".
    Pour une newsletter ou campagne d'e-mails à destination des franchisés d'un réseau, sélectionnez "Franchise"​

  • Contexte : dans 99% des cas, cochez "Ne pas définir de contexte". Il est nécessaire de définir un contexte lorsque la newsletter ou campagne d'e-mails doivent faire appel à des informations qui ne sont pas accessibles dans la fiche de l'objet cible sélectionné

  • Type du destinataire : ne peut être modifié dans ce cas d'application des documents-type

  • Destinataire : dans le cas où l'objet cible est le "Client", sélectionnez "Contact" (pour un envoi au client lui-même) ou "Contact de correspondance" (pour un envoi au contact de correspondance renseigné dans la fiche client. A noter que si aucun contact de correspondance différent n'a été renseigné dans la fiche, alors le contact de correspondance est le client lui-même).
    Dans le cas où l'objet cible est "l'Intervenant", sélectionnez "Intervenant".
    Dans le cas où l'objet cible est la "Franchise", sélectionnez "Contact principal".


​Cliquez al​ors sur "Enregistrer". Le document-type est maintenant créé :

Doc-type créé.png

​​

Actuellement vide, il vous faut créer le contenu de l'e-mail. Pour cela, cliquez sur "Modifier contenu" (1)Une fois revenu dans le formulaire de configuration du document-type, cliquez sur la zone blanche (éditable) de l'aperçu ​​aperçu.png.

​​

L'éditeur de zone s'ouvre alors :

Editeur de zone.png




C'est dans cet éditeur que vous devez créer le contenu de votre newsletter ou campagne d'e-mails.

En sélectionnant le mode "Design" (en bas à gauche de la fenêtre), vous pouvez éditer le contenu sous forme de texte de la même façon et avec le même genre d'options que dans les outils de traitement de texte classiques​​.

En sélectionnant le mode "HTML", vous pouvez éditer le contenu en code HTML. De plus, si vous passez par un logiciel de création de newsletter pour le contenu de votre e-mail et que ce logiciel permet l'extraction du code en HTML, vous pouvez copier/coller le code complet de votre newsletter dans cet éditeur de zone.

Vous pouvez également passer de l'un à l'autre des modes d'éditions pour voir le résultat du code "HTML" en mode "Design". L'ajout de champs de fusion éventuels se fait par le bouton {A} disponible dans la barre d'options en mode "Design".






Une fois votre contenu créé, enregistrez une première fois en bas à droite de l'éditeur de zone, puis une deuxième fois en bas à gauche du formulaire de configuration du document-type.


Revenu sur la fiche du document-type :

  • ​​​​cochez la case "Newsletter" (2) si vous souhaitez rajouter de façon automatique le lien de désinscription (ndlr : qui se veut obligatoire conformément à la législation en vigueur) en bas de l'e-mail. Vous pouvez configurer le texte affiché et la taille de ce dernier dans les paramètres de l'application : rendez-vous dans "Paramètres" puis dans "Mon application", onglet "Paramétrage", encart "​Emailing".

  • si besoin, vous pouvez rajouter une pièce jointe dite dynamique (3) (i.e. généré par Ximi et en lien avec l'objet cible sélectionné pour ce document-type)

  • si besoin, vous pouvez rajouter une pièce jointe externe à Ximi (i.e. présente sur votre ordinateur : une image, un logo, un flyer, etc...) en cliquant sur le bouton "Nouveau" (4) au niveau du tableau "Pièces jointes" dans les "Eléments liés" du document-type



2. Envoi sans suivi​


​​Remarque 2 : l'envoi sans suivi ne nécessite pas l'option "Suivi emailing", uniquement l'option "Emailing de masse".


Prenons l'exemple de l'envoi de la newsletter mensuelle à l'ensemble des clients qui y sont encore inscrits.

​​

Envoi sans suivi.png

  1. ​Rendez-vous sur la liste des clients (1)

  2. Sélectionnez la vue "Emailing" (2)

  3. Au niveau de la colonne "Newsletter", filtrez sur "Oui" (3). Cette action aura pour effet d'isoler les clients pour lesquels la case "Inscription à la newsletter" est cochée dans leur fiche.

  4. Appliquez tout autre filtr​e que vous jugeriez utile. Par exemple, filtrez sur "Actif" au niveau de la colonne "Statut" pour isoler les clients toujours actifs à la date de l'envoi ou appliquez un filtre au niveau de la colonne "Entité" pour isoler les clients liés à une certaine entité.


Remarque 3 : lorsqu'un destinataire de l'e-mail clique sur le lien de désinscription, cela a pour effet de décocher la case "Inscription aux newsletters" cochée dans sa fiche. De ce fait, lors du filtrage de la liste pour le prochain envoi, il en sera exclu.


​Une fois la liste filtrée à votre convenance (vous pouvez voir le nombre d'éléments qu'elle représente en bas à droite du tableau Nbre d'éléments.png ), il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "Envoyer e-mails" (4). Un menu déroulant s'ouvre, sélectionnez-y l'e-mail adéquat. Ximi vous avertit alors qu'il va appliquer l'action pour les "X" éléments de la liste. Validez !


​​Remarque 4 : en dessous de 100 éléments, l'e-mail part instantanément dès que vous validez le message d'avertissement. Au-delà de 100 éléments, Ximi crée une "Tâche planifiée" d'envoi. Vous pouvez retrouver cette "Tâche planifiée" en vous rendant dans les "Paramètres", rubrique "Tâches planifiées". Si elle n'est pas encore terminée ni commencée, vous pouvez l'annuler.

Il convient d'appliquer la même démarche lorsqu'il s'agit de l'envoi d'une newsletter ou d'une campagne d'e-mails à destination des intervenants ou des franchises d'un réseau. A ceci près qu'il faut se positionner sur la vue adéquate (vue des "Intervenants" ou vue des "Franchises") à laquelle on applique les filtrages appropriés.​


​​​

3. Envoi avec suivi​


​​Remarque 5 : l'envoi avec suivi nécessite les options "Emailing de masse" et "Suivi emailing", présentes dans le "Pack Expert"


L'envoi avec suivi implique de passer par l'étape préalable de création d'une "Liste de communication".
Pour créer cette "Liste de communication", il convient de suivre les même quatres étapes (énumérées au paragraphe 2) qui aboutissent à une liste des clients filtrés (si on reste dans l'exemple de la newsletter mensuelle aux clients). Une fois la liste filtrée, cliquez sur le menu déroulant "Liste" (1) dans la barre d'actions et choisissez l'option "Ajoutez dans une nouvelle liste" (2)Création liste.png.

​Remarque 6 : si vous avez déjà créé une liste et que vous souhaitez seulement y rajouter les éléments de la vue filtrée, cliquez sur "Ajouter dans une liste existante". Sélectionnez alors la liste existante dans la fenêtre qui s'ouvre et validez.


Une fois le message d'avertissement Avertissement.png validé​ , la fenêtre suivante s'ouvre :

​​​

Nouvelle liste.png

Les champs qui composent cette fenêtre sont les suivants :

  • ​​Mode : conservez le choix "Ajout simple", sélectionné par défaut. Les choix "Découper" et "Echantillonner" sont des alternatives plus complexes, destinées à des envois de gros volumes (de l'odre de 50 000 e-mails)

  • Titre : renseignez ici le nom que vous voulez donner à votre liste de communication afin de l'identifier facilement par la suite

  • Type de liste : par défaut, ce champ est positionné sur "Emailing". Conservez ce choix, la deuxième valeur possible "Appel" étant destinée à la gestion de centre d'appels​

  • Email type (optionnel) : si vous connaissez déjà l'e-mail type que vous allez utiliser au moment de la création de la liste, vous pouvez le renseigner ici. A noter que si ce champ reste vide au moment de la création de la liste, il vous sera demandé par la suite quel e-mail type vous voulez utiliser pour votre envoi

  • Expéditeur (valeur de l'email type si vide) : si vous renseignez le champ précédent, la valeur renseignée dans le champ "De (optionnel)" dans le formulaire de l'e-mail-type sera reprise ici. Si vous ne renseignez pas le champ précédent, vous pouvez laisser celui-ci vide (il vous sera redemandé par la suite si besoin) ou vous pouvez y saisir l'adresse de l'expéditeur que vous souhaitez utiliser

  • Suivi Emailing ? : cette case doit être cochée si vous souhaitez que le suivi de votre e-mailing soit activé et se fasse automatiquement

  • Type d'objet lié : ce champ est invariant et dépend du type d'objet que vous ajoutez dans la liste (client, intervenant, franchise, etc...). A noter que dans une liste de communication déjà créée ne peuvent être rajoutés que des objets du même type

  • Autoriser les doublons de destinataire ? : lors de la validation d'ajout des objets à la liste, si cette case est cochée et que Ximi détecte des doublons, il les ajoutera sans se poser de question. Ceci peut provoquer que l'e-mail sera envoyé 2 fois à la même adresse. Si elle est décochée, Ximi n'ajoutera pas les objets s'il détecte qu'ils existent déjà dans la liste. Il est conseillé de la laisser décochée

  • Destinataire : si le champ "Email type (optionnel)" est renseigné, ce champ n'est pas visible et Ximi considère le destinataire renseigné dans l'e-mail-type. Dans le cas contraire, vous devez y renseigner à quel type de contact sera envoyé l'e-mail (pour plus d'informations, vous pouvez vous reporter au champ "Destinataire" décrit dans le paragraphe à la suite du formulaire de configuration de l'e-mail-type

​Lorsque vous avez renseigné tous les champs à votre convenance, validez par le bouton "OK" en bas de la fenêtre.

Voici 2 exemples du résultat retourné par Ximi :

  • ​​​Aucun problème rencontré : Ajout ok.png

  • Exemple d'un problème de doublons alors que la case "Autorise les doublons de destinataire ?" était décochée : Ajout pas ok.png

Dans les 2 cas, vous pouvez cliquer sur le lien souligné en jaune pour vous rendre sur la fiche de la liste de communication créée :

​​​​Fiche liste de com.png


​​​Remarque 7 : vous pouvez retrouver l'ensemble de vos listes de communication existantes via le menu "Correspondance", rubrique "Listes de communication"


A ce stade, via le bouton "Modifier", il vous est encore possible de modifier le "Titre", le "Statut", "l'Adresse email d'expéditeur" et d'y rajouter un commentaire dans le champ "Description".
A tout moment, vous pouvez exporter les membres présents dans la liste vers une nouvelle liste (2) ou vers une liste existante (3).


Maintenant que la liste de communication est créée, il ne reste plus qu'à procéder à l'envoi. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Envoyer" (1) dans la barre d'actions. La fenêtre suivante s'ouvre :

​​Envoi depuis liste.png

Il ne vous reste plus qu'à sélectionnez le bon document type à utiliser. Si vous l'aviez renseigné dans le champ adéquat lors de la création de la liste, il sera ici sélectionné par défaut.

Si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez renseignez l'adresse email d'expéditeur. A noter que si vous l'avez renseigné auparavant, ce champ en sera pré-rempli. A noter également que si vous le laissez vide et que si le champ l'est aussi dans le formulaire du document type, alors cela sera l'adresse e-mail de l'utilisateur qui procède à l'envoi qui sera utilisée.​

Enfin, pour un premier envoi, il convient de sélectionner "Tous les membres" dans le dernier menu déroulant.​

Validez ! Votre newsletter ou campagne d'e-mails est partie. Les conditions d'envoi via une tâche planifiée sont les mêmes que dans l'envoi sans suivi (pargraphe 2, remarque 4).


A partir de cet instant, les compteurs de suivi présents dans la liste vont s'incrémenter de la façon suivante :

  • ​​​​Nb Clic : nombre de clics recensés sur un des liens hypertextes présents dans l'e-mail

  • Nb Clic unique : nombre de personnes uniques ayant cliqué sur un lien hypertexte présent dans l'e-mail (une personne cliquant plusieurs fois sur un lien de l'e-mail ne sera comptabilisée qu'une seule fois dans ce champ)

  • Nb d'ouverture : nombre de personnes ayant ouvert l'e-mail

  • Nb de désinscription : nombre de personnes ayant cliqué sur le lien de désinscription


​Vous retrouverez  les informations de suivi détaillées dans les "Eléments liés" de la fiche de la liste de communication, onglet "Suivi" :​

​​​Eléments liés liste de com.png

Pour une analyse plus fine du suivi, ces tableaux recensent de façon nominative​​ les destinataires de l'e-mail qui se sont désinscrits, l'ont ouvert ou ont cliqué sur un lien contenu dans l'e-mail.