Une mission est la mise en place d'un plan d'intervention chez un client.
La mission est le point central de la planification.
a) La création de la mission
Principalement, il est recommandé de créer la mission en créant au préalable un devis. En effet, les organismes de certification recommandent d'utiliser le devis le plus souvent possible.
Une fois le devis établi et signé, appuyez sur le bouton "Convertir en mission".
Si vous souhaitez créer une mission "ex-nihilo", vous pouvez :
- soit partir de la vue générale Mission
- soit partir des objets liés de la fiche client, dans l'onglet Planning puis appuyez sur Nouveau.
Cette mission peut être de nature régulière ou ponctuelle.
La nature de la mission va conditionner les produits que vous ppourrez y intégrer; qui ont eux-mêmes une nature régulière ou ponctuelle. Ainsi une mission régulière ne peut contenir que des produits réguliers.
Votre mission doit être de nature régulière si vous souhaitez mettre en place un cycle, cad. des interventions selon une certaine périodicité (tous les lundis par exemple).
b) Le type de facturation
Cette mission peut avoir plusieurs types de facturation :
La facturation directe au client est le mode de facturation classique.
La facturation en mode "Sous-traitance", est le mode qui permet de facturer la totalité de la prestation à un Commanditaire.
La facturation en mode "Prise en charge", s'appuie sur un plan d'aide que sera personnalisé dans les lignes de prestations.
N.B. Vous pouvez facturer « en fin de mission ».
Dans une mission, en cochant la case « Facturation en fin de mission », vous devrez indiquer une date de début et de fin. Ainsi, si la mission couvre plusieurs mois, aucune facture ne va être générée avant le mois de la date de fin (vous devrez néanmoins valider les interventions de chaque mois).
c) Le mode de facturation
Dans le cas d'une mission "régulière", il existe deux modes de facturation :
- elle peut être à l'intervention, c'est-à-dire fonction des produits définis dans les lignes de prestations
- elle peut être au forfait mensualisé, avec un prix mensuel qui ne varie pas en fonction du planning.
Au niveau de la mission, il n'est pas encore fait mention de l'intervenant (voir article Comment planifier des interventions ?).
d) La création rapide
Cette interface vous permet d'ajouter très rapidement différentes lignes de produits dans votre mission.
- à la création de la mission, l'application ne vous propose que cette interface
Dans le champ produit, tapez un mot clé qui fait appel à l'un de vos produits.
Par exemple, tapez "ménage", le système vous proposera tous les produits contenant le mot ménage dans leur libellé.
Vous devez également indiquer une date de début lors de la création d’un produit dans une mission (date de début de mission renseignée par défaut si la mission est créée depuis un devis signé).Cela permet notamment d’anticiper la mise en place de remise ou de frais dans le futur.
N.B. Vous pouvez modifier la Date de début d’une prestation existante, en modifiant cette prestation, et à la condition que cela n’impacte pas des factures déjà générées.
Puis répétez autant de fois que vous voulez cette opération.
À l'enregistrement de votre mission, des lignes de mission (dit Prestation) seront créées.
- à la modification de la mission, cette interface de création rapide est décalée de deux onglets, au profit d'un accès rapide aux lignes de mission pour pouvoir les personnaliser, ainsi qu'aux informations des interventions liées.
À cette étape, vous pouvez :
- soit créer une nouvelle ligne de mission en appuyant sur nouveau à droite
Vous pouvez à ce niveau directement renseigner un tarif spécifique en cochant la case "Tarif spécifique".
- soit repasser sur l'onglet de création rapide, ajouter une ligne et appuyez sur "Ajouter"
e) La modification des prix
Pour modifier un prix d'une prestation ou d'un produit pour le rendre spécifique par rapport au catalogue produit, il faut cliquer sur les lignes de mission (Prestations).
La zone de tarification de la prestation n'est pas modifiable directement, mais calculée à partir des objets liés Tarifs spécifiques.
Vous pouvez ajouter un tarif spécifique à partir des objets liés, en cliquant sur Nouveau dans la zone des Tarifs spécifiques.
Vous pouvez alors renseigner la date de validité à partir de laquelle le nouveau tarif sera utilisé pour la facturation, ainsi que le montant.
Dès lors que vous avez un tarif spécifique renseigné dans une mission, les prestations réalisées dans cette mission ne subiront pas les variations de tarif renseignées au catalogue.
