Comment importer intervenants et clients dans Ximi

 

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Lorsque vous commencez à utiliser Ximi (ou à tout autre moment opportun), vous avez la possibilité d'importer un portefeuille de clients ou d'intervenants.
Ex : vous changez de logiciel et souhaitez transférer dans Ximi ce qui était existant dans votre logiciel précédent, vous récupérez l'activité d'une autre structure et souhaitez transférer dans Ximi les portefeuilles récupérés, etc…

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​​​​​1. Transfert d'un portefeuille "Clients"

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​Afin de respecter la structure de la base de données utilisée par Ximi et pour que vos données soient conformes une fois l'import effectué, il convient de mettre les informations au bon format et dans un ordre bien défini.
Pour cela, nous vous proposons de télécharger un « Template CSV », tableau Excel vierge qui fait office de modèle pour un import correct des données.​

Rendez-vous dans l'onglet « Ventes » (1) puis dans « Clients » (2). En haut de la vue qui vient de s'afficher, développez le menu « Import CSV » (3) et cliquez sur « Template CSV » (4).

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Enregistrez le fichier sur le bureau de votre ordinateur et ouvrez-le.

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Voici les règles à respecter pour remplir ce tableau convenablement :

• ​ATTENTION ! Il ne faut n​​i supprimer ni insérer une colonne, ni modifier leur intitulé (1ère ligne). Sinon, le transfert sera compromis.
  

• UNE ligne = UN cl​ient

• Les colonnes dont l'intitulé ​​est précédé de ** sont à renseigner obligatoirement.
  A noter​​​ que certaines de ces colonnes acceptent d'être laissées vides malgré les ** (ex : "Civilité contact (si type Particulier)", "Origine", "Mode de règlement").

• Dans certaines colo​​nnes (ex : "Nationalité (si type Particulier", "Origine", etc...), nous vous proposons une liste exhaustive d'occurences. il est impératif de sélectionner l'occurrence qui vous convient pour le client que vous saisissez et de supprimer les autres. L'orthographe de ces occurrences devant être respectée scrupuleusement, ne retapez pas à la main l'occurrence choisie, sélectionnez-en une dans la liste et fonctionnez par copier/coller.
  Vous pouvez aussi tout supprimer si vous souhaitez la colonne vide.​

Une fois le fichier renseigné, vous pouvez l'enregistrer sur votre bureau ou dans t​​out autre répertoire de votre ordinateur.

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Retournez alors dans Ximi, et, dans le menu « Import CSV » (3), cliquez sur « Import CSV ». La fenêtre suivante s'affiche :

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Assurez-vous que les options disponibles sont cochées comme ci-dessus et cliquez sur « Choisissez un fichier ». Dans la fenêtre qui s'ouvre, naviguez jusqu'au fichier « Template CSV » rempli et cliquez sur « Importer ».

L'import se fait alors en deux temps :

• ​​Prévisualisation du nombre de clients valides à importer
  

• Confirmation de l'im​port ​des clients dans Ximi
  

Félicitations, vos clients sont importés dans Ximi !

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​2. Transfert d'un portefeuille​​ « Intervenants »

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La procédure ​pour importer un portefeuille « Intervenants » est exactement la même que pour l'import d'un portefeuille « Clients » à ceci près que les actions se font dans « RH » (1) \ « Intervenants » (2) \ « Import CSV » (3)

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La méthode e​t les règles pour remplir le fichier « Template CSV » sont exactement les mêmes que pour l'import « Clients ».​​

Une fois les intervenants importer dans Ximi, vous pourrez créer leurs contrats. Pour cela, vous pourrez utiliser la fonction "Copier" dans le contrat : créer un contrat pour un premier intervenant puis, dans le contrat, cliquez sur le bouton "copier" pour créer rapidement le contrat du second intervenant (vous n'aurez alors qu'à modifier quelques informations : nom, salaire, durée, etc.). 

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