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​​Accueil > Ximi > ClientsComment créer un Devis ? 



Le devis doit être considéré comme l'outil de pilotage commercial par excellence.
Les devis sont associés aux clients. Il est possible de créer autant de devis que nécessaire au sein d'une fiche client.
Vous retrouverez la liste des devis du client dans le menu des objets liés du client.




1) Le statut

Les devis disposent de différents statuts. Ces statuts ne sont pas modifiable manuellement mais sont pilotés par des actions que serez amenés à effectuer dans l'application.

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  • Nouveau : valeur par défaut à la création d'un prospect/client
  • Envoyé : pour passer un devis en Envoyé, appuyer sur le bouton "Passer en Envoyé" ou procéder à l'envoi d'un email avec le devis
  • Signé : dès l'accord du client, passer le devis en signé en appuyant sur le bouton "Passer en Signé" afin de pouvoir créer la mission. Pour passer un devis en "signé", il faut d'abord qu'il ait été envoyé.
  • Révisé : si le client souhaite modifier son devis, appuyez sur le bouton "Passer en Révisé", cela aura pour conséquence de garder en historique le premier devis et d'en créer un nouveau à l'identique du premier pour effectuer les modifications demandées.
  • Refusé : si le client ne souhaite pas donner suite à la proposition commerciale, appuyez alors sur le bouton "Passer en Refusé" et renseignez le motif du refus​


2) Le choix de l'entité


Un devis est obligatoirement associé à une Entité.



Si vous disposez de l'option multi-entité (voir article Comment paramétrer votre entité ?), vous pourrez décider ici sur quelle entité vous souhaitez sortir votre devis. Cette information suivra tout au long du processus de mise en place, Devis - Mission - Intervention(s) - Facturation.

Cliquez dans le champ Entité et sélectionnez l'entité de votre choix.



3) La nature du Devis

Un devis peut-être soit ponctuel, soit régulier. Cette information est héritée par défaut de la nature du contrat définie préalablement dans la fiche client.



Cette mention sera portée à l'impression du devis comme le recommandent les organismes certifiants.
Sur un devis ponctuel, les heures mises au devis seront considérées comme ponctuelles.
Sur un devis régulier, vous pourrez décider de calculer votre devis pour 1 semaine, pour 4 semaines ou pour 1 mois.

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  • pour une semaine : les heures saisies dans les Articles, sont considérées hebdomadaires.
  • pour quatre semaines : les heures saisies dans les Articles, sont considérées hebdomadaires, mais le calcul du devis se fait sur 4 semaines, c'est-à-dire une multiplication par 4.
  • pour un mois : les heures saisies dans les Articles, sont considérées hebdomadaires, mais le calcul du devis se fait sur 1 mois, c'est-à-dire une multiplication par 52/12ème (=4,33).
  • A l'unité : les heures saisies sont des valeurs totales, elles ne sont pas multipliées. A utiliser pour des prestations non périodiques sur une durée limitée.


4) Le mode de facturation


Notre moteur de devis vous permet deux modes de facturation :
  • soit au réel : c'est-à-dire que les interventions réalisées au planning seront facturées sur la base des heures validées
  • soit au forfait mensualisé, c'est-à-dire que le total du devis pourra être mensualisé sur un nombre de mois, et c'est ce montant là qui sera facturé chaque mois dans la mission.



Le mode réel est le mode par défaut, c'est le mode qui sera le plus souvent utilisé si vous vendez principalement des heures de prestations.

Le mode forfait mensualisé est utilisé dans certaines activités, comme le jardin par exemple, car il souvent pratique de pouvoir estimer une prestation sur une longue durée, sur la base d'une estimation d'heure sur année par exemple, puis une fois le montant du devis établi, mensualiser le montant en divisant ce montant par X mois. Ainsi ce montant sera facturé au client tous les mois, même s'il n'y a pas eu de prestations ce mois-ci.


Pour utiliser le mode forfait mensualisé, vous devez activer le paramètre "Utiliser les forfaits mensualisés ​"​ dans les paramètres de l'application, rubrique facturation.



5) Le commentaire

Vous pouvez ajouter un texte de description dans ce champ.



Le contenu de ce champ sera repris lors de l'impression du devis.


 

Commentaires devis dans tableaux
Possibilité de mettre un commentaire dans le produit d’un devis en statut « Nouveau ». Pour cela, cliquez dans les objets liés du devis, sur la ligne de l’article et sélectionnez l’icône Modifier. Renseignez le champ « Commentaires » et enregistrez.
Ces commentaires apparaîtront dans l’impression PDF du devis, en dessous du libellé de la prestation, dans le tableau des prestations.



6) La création rapide

Cette interface vous permet d'ajouter très rapidement différentes lignes de produits dans votre devis.

  • à la création du devis, l'application ne vous propose que cette interface


Dans le champ produit, tapez un mot clé qui fait appel à l'un de vos produits.
Par exemple, tapez "ménage", le système vous proposera tous les produits contenant le mot ménage dans leur libellé.
Renseignez alors la quantité, puis répétez autant de fois que vous voulez cette opération.

À l'enregistrement de votre devis, des lignes de devis (dit Article) seront créées.
  • à la modification du devis, cette interface de création rapide est décalée d'un onglet, au profit d'un accès rapide aux lignes de devis pour pouvoir les personnaliser.


À cette étape, vous pouvez :
  • soit créer une nouvelle ligne de devis en appuyant sur nouveau
 
  • soit repasser sur l'onglet de création rapide, ajouter une ligne et appuyez sur "Ajouter"
 

 


7) Les majorations horaires pour nuit, dimanche, jour fériés, ...

Si vous souhaitez appliquer des majorations horaire (nuit, dimanche, jours fériés, ...), vous devez procéder ainsi :
Dans le devis, cochez "Majoration calendaire" et "Majoration de nuit" pour que soit appliqué les taux de majoration par défaut de l'entité (cliquez sur paramètres / entités / onglet paramétrage / zone "Majoration de facturation (%)". 
Si vous souhaitez appliquer des taux de majorations spécifique à ce devis, cocher ""Majoration spécifique" dans le devis. 

Pour faire la repartition des heures dans le devis (heures en semaine, heures dimanche, ...), rendez-vous dans le devis et descendez dans les éléments liés, puis cliquez sur l'article du devis. Vous pourrez alors renseigner les élements de la zone "détail des heures".​


8) La modification des prix

Pour modifier un prix d'une prestation ou d'un produit pour le rendre spécifique par rapport au catalogue produit, il faut cliquer sur les lignes de devis (Articles). Vous accédez alors au formulaire correspondant à cet Article.



Cochez alors la case "Tarif spécifique" et définissez ici votre prix négocié.
Cette option n'est disponible que pour les produits en montant. Renseigner le tarif spécifique pour un produit en pourcentage n'aura aucun effet.

Dès lors que vous avez un tarif spécifique renseigné dans un devis (et donc bientôt dans une mission), les prestations réalisées dans cette mission ne subiront pas les variations de tarif renseignées au catalogue.



9) L'impression du Devis

Dès que votre devis est prêt à être envoyé, vous pouvez procéder à son impression en appuyant sur le bouton Imprimer, puis "Devis". Cela va générer un fichier .PDF que vous pourrez alors imprimer sur votre imprimante.
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Si vous avez sélectionné une méthode de calcul du devis pour une semaine, le devis imprimé se présente ainsi :  
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Si vous avez sélectionné une méthode de calcul du devis pour un mois, le devis imprimé se présente ainsi :  
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10) L'envoi du Devis par email

Dès que votre devis est prêt à être envoyé, vous pouvez procéder à son envoi par email en appuyant sur Actions puis "Envoyer e-mail".
Pour que ce bouton apparaisse, il faut qu'il existe un document de type Email qui soit lié au devis (voir article sur les documents type).



Cela va générer un Email en utilisant le modèle d'email prédéfini dans votre application.



Vous pouvez alors modifier encore ici le texte par défaut et appuyez sur "Envoyer" dès que l'email vous convient.



Si vous disposez d'un compte Exchange ColibriWithUs, cet email sera envoyé avec votre compte (Eléments envoyés).
Sinon, il sera envoyé par un serveur central de messagerie en utilisant votre adresse email comme adresse émettrice.



11) La création de la Mission

Dès que vous avez l'accord de votre client, rendez-vous sur le devis et appuyez sur "Passer en signé".

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Si toutefois votre client ne donne pas son accord, vous pouvez soit le réviser pour en faire un nouveau, soit le refuser.
Cette étape de mise à jour des statuts est très importante pour avoir un suivi de votre "pipe commercial".

Une fois le devis passé en signé, appuyez sur le bouton "Créer une mission".



Ce bouton n'apparaît que tant que la mission n'est pas créée.

Quand la mission est créée depuis le devis, celui-ci passe en statut Converti: il n'est plus modifiable.

 

12) Suivi des devis

Vous avez une vue "suivi", vous permettant de visualiser rapidement les dates de dernières relances ​et autres commentaires utiles pour le suivi des devis.

Possibilité de filtrer sur les Devis dont le client a pour propriétaire l’utilisateur.

Pour cela, cocher la case « Mes élts. ».