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Ximi fait peau neuve et dévoile sa nouvelle interface V4 adaptée aux structures de SAP d'aujourd’hui.​


​Clôture de cycle de facturation

 

Avant de clôturer un cycle, il faut s'assurer que la facturation est entièrement terminée sur le mois, c'est-à-dire que :

  • tout ce qui est facturable a été facturé
  • tout ce qui est payable a été payé

Cliquer sur le bouton "Terminer" dans le cycle que vous voulez clôturer :

Le système vérifie que le cycle peut bien être clôturé et ouvre un assistant de clôture de cycle.

​Sans quitter la page, vous pourrez valider rapidement les étapes avant la clôture du cycle de facturation.

  • Interve​​ntions à valider : des intervention(s) reste(nt) à valider dans une mission en cours. Cliquez sur la mission, un nouvel onglet va s'ouvrir. Dans ce nouvel onglet, cliquez sur valider et passer au suivant pour valider l'ensemble des interventions du mois en cours. Si vous arrivez dans la vue générale des missions c'est que toutes les missions ont bien été validées. 

​Retournez dans l'assistant de clôture et cliquez sur « Actualiser »,  le message suivant s​'affiche : Tous les points à cette étape ont été traités. Vous pouvez maintenant cliquer sur suivant.

Cliquez sur « suivant » en bas à droite.

  • Bulletin de paie à générer : il reste des bulletins de salaire à générer.
  • Bulletin de paie à recalculer : un élément a été modifié. Cliquez sur le bulletin de paie concerné puis recalculer.
  • Missions à facturer : des mission(s) reste(nt)à facturer dans le cycle en cours. Renseignez en masse les dates de facturation et d'échéance, en cliquant sur le calendrier à côté de l'élément correspondant. Cliquez ensuite sur « Générer » pour facturer l'ensemble des missions. Si vous ne voulez pas facturer une mission, cliquez dessus et faites vos modifications (annuler une intervention, une mission, mettre une date de fin à une prestation, …). Retournez sur « l'assistant de clôture » et cliquez sur le bouton « Actualiser » et enfin sur « Facturer ». Si vous avez moins de 50 factures cela va générer directement l'ensemble de vos factures en statut brouillon sinon cela va créer une tâche planifiée.
  • Missions terminées à ajuster : des missions en statut « terminées » ont vu au moins une intervention modifiée (annulée ou ajoutée à la mission) post facturation du cycle de facturation précédent. Un ajustement positif ou négatif est donc attendu. Pour annuler l'ajustement, cliquez sur la mission (ouverture dans un nouvel onglet) et réactiver ou annuler l'intervention visée. Retournez dans l'assistant de clôture et cliquez sur « Actualiser ».
  • Factures à recalculer : un tarif a été modifié, une intervention annulée ou rajoutée post facturation en cours (facture en statut « brouillon »). Cliquez sur le bouton « recalculer » pour le faire en masse.
  • Bulletin de paie à envoyer : Pour clôturer un cycle de facturation l'ensemble des bulletins doivent être en statut « envoyé ». Pour changer le statut en masse de ces bulletins, cliquez sur « Passer en envoyé ».
  • Factures clients à valider : Pour clôturer un cycle de facturation l'ensemble des factures doivent être en statut « validé ».
  • Factures clients à envoyer : Pour clôturer un cycle de facturation l'ensemble des factures doivent être en statut « envoyé ». Pour changer le statut en masse de ces factures « clients », cliquez sur « Passer en envoyées ». Cela ne va en aucun cas les envoyer par mail (vous devez passer par le menu Ventes > Factures pour le faire).
  • Factures tiers-payeurs à valider : idem précédent pour les factures Tiers-Payeurs
  • Factures tiers-payeurs à envoyer : idem précédent pour les factures Tiers-Payeurs


​Clôtu​rer le cycle : cliquez sur « Terminer » pour terminer le cycle de facturation en cours (Paramètres > Cycle de facturation > sélectionnez le dernier cycle de facturation > Terminer

Le fonctionnement de l'assistant de clôture de cycle de facturation reste inchangé, seul le visuel a été actualisé.

​​Avant la mise à jour (clôture cycle de facturation) Après la mise à jour (clôture cycle de facturation) 
Cloture01.pngCloture02.png



 

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