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Accueil > Diapaz > Dossiers > Comment créer un dossier ?


Un dossier permet de regrouper toutes les actions effectuées pour le compte d'un client sur un sujet donné.
Le dossier est le point central de la planification.
dossier1.png

1. La création du dossier

  • Vous pouvez créer un nouveau dossier depuis la fiche du Client concerné en cliquant sur le bouton Créer dossier.

dossier2.png 
  • ​Si vous souhaitez créer un dossier "ex​-nihilo", vous pouvez partir de la vue générale Dossier.
dossier3.png

 

2. Le type de facture

Ce dossier peut avoir plusieurs types de facture :
  • Par client.
  • Par dossier
dossier_type_facture.jpg

La facturation par client permet de ne générer qu'une seule facture pour l'ensemble des dossiers de ce client.

La facturation par dossier permet, pour ce dossier, de générer une facture spécifique, même si le client a d'autres dossiers à facturer. Ces derniers génèreront alors une seconde facture.
 
Par défaut, la valeur du champ correspondant dans la fiche du client est utilisée.

3. Le mode de facturation

dossier_mode_facturation.jpg
Un dossier peut être :
  • Au temps passé : Les diligences sont facturées à l'unité. Par défaut, la valeur du champ "À facturer ?" est "Oui".
  • Au forfait : Un montant et un nombre d'échéances sont demandés en plus des informations de base du dossier. Des échéances sont générées puis facturées. Pour facturer une diligence à l'unité dans le cadre d'un forfait, il faut modifier la valeur du champ "À facturer ?" pour mettre "Oui (hors forfait)". Pour créer une diligence sur un forfait, elle doit être validée, ou bien une échéance doit exister sur le forfait.
    Fiche de dossier au forfait

  • À l'abonnement : Le fonctionnement est équivalent au forfait, sauf que le montant renseigné est mensuel. Tous les mois compris dans la période début / fin (sans limite si les champs sont vides), une échéance sera générée automatiquement avec ce montant. Le nombre d'heures maximum est pour l'instant uniquement informatif.
    dossier_abonnement.jpg

  • À l'acte : Le fonctionnement est équivalent à celui des dossiers au temps passé, sauf que les diligences sont par défaut considérées comme des actes.​ C'est-à-dire que vous pourrez sélectionner un élément type de type "Acte" qui renseignera un montant manuel dans la diligence au lieu d'utiliser le taux horaire.

4. L'association de collaborateurs

Par défaut, la personne propriétaire du dossier est automatiquement ajoutée en collaborateur.
  • Associer un nouveau collaborateur.
Toutefois, il est possible d'ajouter d'autres personnes à un dossier. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton Actions > Ajouter un participant 

dossier4.png

Cela vous propose ensuite la liste des utilisateurs n'étant pas déjà liés au dossier avec leur tarif par défaut pour le client, ou, le cas échéant, celui de leur fiche utilisateur.
Cochez la case sous la (ou les) personne(s) que vous souhaitez associer au dossier, modifiez éventuellement le montant si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.

dossier_associer_collaborateur.jpg

Cette étape est nécessaire pour qu'une personne non propriétaire du dossier puisse créer des diligences sur ce dossier.


  • Modifier une association existante
Dans les objets liés du dossier se trouve la liste des collaborateurs déjà associés au dossier : onglet Taux
dossier5.png

​En cliquant sur une ligne, vous accédez au détail de cette association.
La zone de taux n'est pas modifiable directement, mais calculée à partir des objets liés Tarifs spécifiques.
Vous pouvez​ modifer le taux horaire ou créer un taux à venir avec le bouton Nouveau tarif.

dossier6.png

Vous pouvez alors renseigner la date de validité à partir de laquelle le nouveau tarif sera utilisé pour la facturation, ainsi que le montant.
​​dossier_tarif_specifique.jpg