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Si vous disposez de ce service en option :

Partage FEX vous permet de partager un Fichier ou un répertoire de fichiers avec des personnes Extérieures à votre société, c'est le File Exchange (d'où le nom FEX).

L'intérêt de ce service est multiple, par exemple :

- Vous souhaitez envoyer ou recevoir des fichiers volumineux qui ne passent pas par email

- Vous souhaitez partager dans la durée un répertoire avec un contact extérieur pour vous échanger des informations

L'avantage par rapport aux services concurrents, c'est que vous restez au sein de votre système d'information, vous ne dupliquez pas les données (pas besoin d'acheter du stockage supplémentaire) et c'est vous qui fournissez le service à votre interlocuteur sans qu'il ait besoin de souscrire à quoi que ce soit. De plus vous disposez d'une traçabilité complète sur tous les partages et tous les évènements (téléchargement, nouveaux dépôts, etc.). Enfin, vous avez la possibilité, si vous êtes administrateur du service de Partage FEX, de gérer les droits de partage pour les autres utilisateurs du Partage FEX dans votre organisation.

 icon_warning_small.pngSi quelqu'un télécharge un fichier que vous avez déposé et qu'il le modifie, il ne peut pas remettre le fichier avec le même nom , il faudra le renommer.


 

 Comment est-ce que cela fonctionne? 

 Sur le portail mon.ColibriWithUs.com, vous cliquez au sein de la widget  Services en ligne  sur « Fichiers en ligne » :

Fex.PNG
 

Dans Fichiers en ligne, vous vous positionnez sur le répertoire ou le fichier auquel vous souhaitez donner accès et vous faîtes un clic gauche sur l'icone partage fex.PNGPartage FEX :

fex2.PNG
 

Cette action ouvre l'application de Partage FEX et vous amène sur la page de gestion du partage sur laquelle vous pouvez :

      1. Saisir l'email du ou des destinataires du partage (avec qui vous voulez partager le dossier et ses sous-dossiers)

      2. Cochez les droits pour ces utilisateurs (écriture = ils peuvent déposer un fichier, lecture = ils peuvent récupérer un fichier)

      3. Sélectionnez la durée pendant laquelle le partage sera actif (7 jours, 30 jours, illimité)

      4. Vous pouvez inclure un message qui sera dans le mail d'autorisation de partage envoyé à la suite de cette opération

      5. Pour finir cliquez sur enregistrer​

fex3.PNG
 

Votre correspondant recevra un email :​

fex4.PNG
 

 Il n'aura qu'à cliquer sur le lien et il arrivera sur une page web (l'interface d'échange de fichiers) :

fex5.png 

Dès qu'il fait une action, cela crée un évènement dont vous êtes notifiés par email.

A tout moment vous avez la possibilité de gérer ce partage en ouvrant l'application de Partage FEX. Pour ouvrir cette application, plusieurs possibilités. Suite à un nouveau Partage : quand vous cliquez sur enregistrer, vous arrivez directement dans l'application. Depuis l'application « Fichers en ligne » en cliquant sur "Gestion FEX". Plus simplement encore, en cliquant dans le lien au sein d'un email de notification.

fex6.png
 

Vous pouvez éditer ce partage :​

  • Changer la durée,
  • Changer les droits
  • Désactiver le partage

 Vous voyez la liste de tous les évènements concernant ce partage.

En tant qu'utilisateur du service Partage FEX, vous pouvez voir la liste de tous vos partages et modifier vos préférences de notification

Si vous êtes administrateur du service FEX, vous pouvez en plus :

  • Voir tous les partages de votre organisation
  • Pour chaque utilisateur, vous pouvez activer/désactiver la possibilité de partage
  • Vous pouvez restreindre la possibilité de Partage à une zone de l'arborescence de votre serveur de fichiers.

icon_warning_small.pngCela donne accès à un dossier et tous ses sous dossiers …/…