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-Introdution et pré-requis :

Cette option requiert une version de Microsoft Office compatible. Vous devez prendre une licence Exchange « Plus archives» chez ColibriWithUs pour l'activer.

C'est une option payante facturée par utilisateur/mois.​


L'option Archive Personnelle en Ligne permet d'archiver ses anciens messages automatiquement dans une boite spéciale appelée Archive en Ligne qui est accessible via Outlook Web Access et Outlook 2010 et 2013 (sauf si vous êtes hors connexion).
Contactez le service client pour faire activer ce service sur votre boite aux lettres.
Une fois activé, un nouveau dossier apparaît en bas à gauche dans Outlook (ou dans Outlook Web Access), appelé Archive en ligne - votre nom. 

icon_warning_small.pngNote : cette option désactive la possibilité d'archiver localement automatiquement dans Outlook. 

archive en ligne.PNG

-Transférer du contenu manuellement :​

Vous pouvez transférer des messages et des dossiers manuellement :

  • soit en faisant des copier-coller ou glisser-déposer
  • soit en utilisant l'assistant d'importation d'Outlook pour y importer des fichiers de données Outlook (des .pst) en sélectionnant pour cible le dossier Archive en ligne.

archive en ligne2.PNG

icon_idea_small.pngL'archivage fonctionne avec la WEB APP (sur votre portail)

-Activer l'archivage automatique :

 Vous pouvez aussi configurer l'archivage automatique des messages existants en fonction de leur date.

Vous pouvez le faire, par dossiers ou même par e-mails. Il est plus simple de le faire par dossiers ou même pour toute la boite.

 Dans Outlook 2013, pour activer l'archivage automatique pour toute la boite : (il est possible de faire cela aussi via Outlook Web Access)

      1. Faites clic-droit Propriétés du fichier de données sur le dossier juste au dessus de Boite de réception appelé par votre nom (c'est la racine de votre aux lettres)

      2. Puis allez sur l'onglet Stratégie​

archive en ligne3.PNG 

      3. En bas dans Archive en ligne, choisissez l'âge des messages qui seront automatiquement déplacés vers l'archive en ligne.​

      4. Faites OK​

L'archivage automatique se produira chaque nuit et les messages seront automatiquement déplacés vers Archive en ligne. Votre Outlook se mettra à jour progressivement aussi.

Les âges possibles des messages sont configurés par ColibriWithUs.

 Il est possible d'attribuer une stratégie différente par dossiers et par email. Pour les emails, cliquez sur l'email concerné, puis cliquez sur le bouton Attribuer une stratégie dans la barre d'outils en haut. La stratégie attribuée par défaut apparaît aussi là.